Kaji Ulang (Tinjauan) Managemen ISO/ IEC 17020 : 2012

http://www.scribd.com/doc/258223255/Laporan-Kaji-Ulang-Manajemen-ISO-17020-I-Periode-Des-2013#scribd

https://www.scribd.com/doc/258222297/Kaji-Ulang-Managemen-Iso-17020-II-Lanjutan-Des-2013

https://www.scribd.com/doc/258224720/Risalah-Rapat-Kaji-Ulang-Manajemen-Iso-17020

Laporan Kaji Ulang (Tinjauan) Managemen

ISO/ IEC 17020 : 2012

Lembaga Inspeksi

…………………….

Periode : Desember 2014

BADAN KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN

KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN

2014

UNDANGAN  KAJI ULANG (TINJAUAN) MANAGEMEN (ISO 17020 :2012)

Ditujukan Kepada      :  Inspektur Karantina Ikan dan Mutu Perihal                       :  Kaji Ulang Managemen ISO 17020:2012 Bersama ini diharapkan kehadiran Saudara pada  : Hari / tanggal            : Senin, 29 Desember 2014 Tempat                     : Ruang rapat  Jam                          : 08.00 - selesai Atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Surabaya, 23 Desember 2014 Manajer Puncak/ Mutu/Teknik/Deputi        .                                                        (.....................)

Form No. ………../ LISB2

SASARAN MUTU 2014 *)

Kepala Balai sebagai Manajer Puncak, menetapkan kondisi-kondisi yang akan dicapai pada Tahun 2014 sebagai berikut :

No.	Parameter	Target Pencapaian
1. 2. 3. 4. 5	Jumlah Pengguna jasa UPI keseluruhan yang dapat diinspeksi 63 Unit Jumlah Pengguna jasa IKI keseluruhanyang yang dapat diinspeksi 61 Unit Pelatihan Inspektur Mutu / Karantina Ikan dalam rangka meningkatkan kompetensinya. Dari jumlah yang ada 20 Orang. Laporan hasil inspeksi dan/ verifikasi ke otoritas kompeten pusat Tingkat keluhan & banding auditee terhadap hasil kegiatan inspeksi	Minimal 60%  UPI Minimal 60 % IKI Minimal 4 Orang. Maksimal 5 hari sesudah kegiatan  inspeksi &/ verifikasi dilaksanakan Maksimal 30% dari keseluruhan auditee.

*) Sasaran mutu ini sudah dilakukan revisi.

Form No. ………../ LISB2

DAFTAR HADIR KUM ( ISO/IEC 17020 :2012)

        HARI / TANGGAL : …………………………………..

        AGENDA                : …………………………………..

NO	NAMA	INSTANSI/ JABATAN	TANDA TANGAN

Form No. ………../ LISB2

DAFTAR ISI

I		Pelaksanaan
II		Lingkup Pembahasan : 2.1 Bahan Kaji Ulang a)        Hasil audit internal dan/ eksternal b)        Umpan balik dari klien dan pihak-pihak terkait dengan pemenuhan standar ; c)        Status tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan (korektif); d)        Tindak lanjut dari kaji ulang sebelumnya; e)        Pemenuhan sasaran f)         Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen, dan g)        Banding dan keluhan. 2.2   Hasil Kaji Ulang a)        Perbaikan efektivitas sistem manajemen dan prosesnya; b)        Peningkatan lembaga inspeksi terkait dengan pemenuhan standar ini; dan c).    Kebutuhan sumber daya.
III		Lampiran-lampiran :
		Lampiran 1.  Umpan balik klien/ auditee
		Lampiran 2.  Prosedur Kerja klausul 7.1
		Lampiran 3.  Form-form inspeksi dan check list penilaian IKI
		Lampiran 4.  Data inspektur yang mengikuti in house training dan pelatihan inspektur
		Lampiran 5.  Keluhan dan banding klien/ auditee
		Lampiran 6.  Sasaran Mutu 2015

I.              PELAKSANAAN

Hari/Tanggal   :  Senin/ 29 Desember 2014

Jam                 :  08.00 wib -Selesai

Tempat            :  Ruang Rapat Lembaga Inspeksi 

Peserta            : Inspektur Karantina Ikan dan Mutu

II.            LINGKUP PEMBAHASAN

2.1 Kaji Ulang

a)    Hasil audit internal dan/ eksternal

1)    Melakukan audit internal sesuai jadwal yang ditetapkan, yaitu tanggal 5 Nopember 2014 (Dapat dilihat di Laporan Audit Internal 2014)

2)    Secara eksternal, telah melakukan asesmen awal oleh KAN pada tanggal 28-29 Agustus 2014 (Dapat dilihat di Laporan LKS & Perbaikan Asesmen Awal 2014)

b)    Umpan balik dari klien dan pihak-pihak terkait dengan pemenuhan standar

1)    Umpan balik klien/ auditee sejauh ini positif dan puas terhadap pelayanan LI (Lampiran 1)

2)    Penyempurnaan Prosedur Kerja klausul 7.1 (Lampiran 2).

3)    Penyempurnaan form-form inspeksi dan check list penilaian IKI (Lampiran 3).

c)      Status tindakan perbaikan (korektif) dan tindakan pencegahan

1)    Untuk umpan balik klien/ auditee, tidak ada tindakan korektif yang berarti, namun para inspektur tetap diingatkan agar senantiasa bertindak secara profesional & proporsional dalam kegiatan inspeksi sehingga kepercayaan klien/auditee terhadap Lembaga Inspeksi ini tetap terjaga.

2)    Prosedur kerja kegiatan inspeksi harus selalu diikuti, serta   form-form inspeksi dan check list penilaian IKI dipegang & diawasi oleh koordinator inspektur karantina ikan untuk mencegah terjadinya “missadministration”.

d)      Tindak lanjut dari kaji ulang sebelumnya

Secara umum, kaji ulang tahun 2013 sudah ditindaklanjuti dengan baik hal ini dapat dibuktikan :

1)    Bidang Sumber Daya Manusia: telah dilakukan in house training dan pelatihan inspektur (Lampiran 4).

2)    Bidang Inspeksi: telah dilakukan inspeksi instalasi karantina ikan (IKI) sesuai permohonan pemilik IKI, untuk kegiatan inspeksi HACCP tetap dilakukan namun tidak termasuk ruang lingkup dalam Lembaga Inspeksi ini.

3)    Melaksanakan audit internal dan kaji ulang managemen sesuai program kaji ulang managemen tahun 2013.

e)      Pemenuhan sasaran

Pemenuhan sasaran mutu tahun 2014, secara umum tercapai dengan baik, hal ini terlihat :

1)    Pelatihan inspektur mutu/ karantina ikan, minimal 4 orang tercapai, terbukti  adanya pelatihan inspektur karantina ikan dan in house training (Lampiran 4)

2)    Laporan hasil inspeksi dan/ verifikasi ke otoritas kompeten pusat, dengan target

maksimal 5 hari sesudah kegiatan  inspeksi &/ verifikasi dilaksanakan, telah tercapai.

3)    Tingkat keluhan & banding auditee terhadap hasil kegiatan inspeksi, maksimal 30% dari keseluruhan auditee telah tercapai dengan tidak ada keluhan dan banding dari auditee (Lampiran 5).

4)    Untuk inspeksi HACCP UPI sudah tidak termasuk ruang lingkup, dan untuk inspeksi IKI berdasarkan permohonan pemilik IKI.

f)       Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen

1)    Pelaksanaan penerapan Lembaga Inspeksi (LI) dirasa masih masih perlu ditingkatkan.

2)    Pelaksanaan inspeksi lapang yang masih perlu koordinasi lebih intensif dengan klien / auditee agar dapat berjalan lebih baik.

3)    Pemahaman tentang klausul-klausul ISO/IEC 17020: 2012 sebagai Lembaga Inspeksi, terutama klausul 7 dan 8 masih perlu ditingkatkan.

4)      Evaluasi perencanaan dan pelaksanaan yang lebih komprehensif, dan koordinasi yang lebih intensif diantara Tim ISO/IEC 17020:2012 dan antara personel LI.

g)      Keluhan dan Banding.

Berdasarkan data kuisioner Keluhan dan Banding, pihak Klien/Auditee merasa puas terhadap hasil inspeksi Inspektur Karantina Ikan LISB2 dan tidak ada keluhan serta tidak ada banding (Lampiran 5).

2.3   Hasil Kaji Ulang

a)    Perbaikan efektivitas sistem manajemen dan prosesnya

1)    Peningkatan dalam Penerapan  Sistem Manajemen Mutu Lembaga Inspeksi ISO 17020:2012 secara sistematik & profesional terutama pada Prosedur Kerja Klausul 7.1 berikut dokumen-dokumen/ form-form yang terkait dalam kegiatan inspeksi tersebut.

2)    Penjaminan kegiatan inspeksi terhadap  Auditee semakin meningkat

3)    Pendelegasian wewenang secara hirarki Lembaga Inspeksi agar dapat berjalan dengan baik, sehingga efektifitas dan efisiensi serta tujuan  organisasi dapat tercapai.

b)    Peningkatan lembaga inspeksi terkait dengan pemenuhan standar

1)    Pengembangan sumber daya inspektur yang berkompeten melalui keikutsertaan dalam kegiatan diklat, in house training, seminar-seminar dan lain sebagainya.

2)     Senantiasa up date terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku terutama yang berkaitan dengan lembaga inspeksi dan tupoksi inspektur karantina ikan.

3)    Melaksanakan Audit Internal Tahun 2015 pada bulan Nopember, dan Kaji Ulang Managemen Tahun 2015 pada bulan Desember.

4)    Serta pencapaian target sesuai Sasaran Mutu 2015 (Lampiran 6)

c)     Kebutuhan sumber daya.

1)    Personel:

a.    Manager Puncak, Manager Mutu, Manager Teknis, Manager Administrasi, Deputi-Deputi, Sekretaris Deputi Administrasi, Koordinator Inspektur Karantina Ikan, Inspektur Karantina Ikan, serta tenaga non teknis yang membantu kegiatan lembaga inspeksi.

b.    Dengan SDM Inspektur Karantina Ikan sebanyak 8 orang, serta tenaga honorer 2 orang, dirasa cukup saat ini dalam melaksanakan kegiatan inspeksi/ verifikasi Instalasi Karantina Ikan (IKI) di wilayah kerja LI ..

2). Fasilitas dan peralatan :

Tersedianya dengan baik : peraturan-peraturan, pedoman, check list terkait kegiatan inspeksi/ verifikasi IKI, kendaraan, ruangan rapat, thermometer digital, coolbox, kamera digital, laptop dan sarana prasarana lainnya yang dapat mendukung kegiatan.

Demikian laporan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya, atas perhatiannya disampaikan terima kasih.

Surabaya, 30 Desember 2014          

Lembaga Inspeksi Balai ………….

Manajer Puncak,

(………………..)

Contoh Lampiran : Sasaran mutu 2015

SASARAN MUTU 2015

Kepala Balai sebagai Manajer Puncak, menetapkan Sasaran Mutu Tahun 2015 sebagai berikut :

No.	Parameter	Target Pencapaian
1. 2. 3.	Kepuasan klien/ auditee semakin meningkat, dengan parameter “Keluhan & Banding”. Suksesnya pelaksanaan Survailen pertama Tahun 2015. Penambahan ruang lingkup Lembaga Inspeksi Balai …..	Maksimal 30% dari keseluruhan klien/ auditee. Terpeliharanya akreditasi ISO/IEC 17020 : 2012 oleh KAN. Ruang lingkup tambahan yang diajukan adalah ………..

 Form No. ………../ LISB2

Dan seterusnya ….

Demikian sedikit gambaran ttg kaji ulang (tinjauan) manajemen yang kami lakukan, tentu ini masih belum sempurna karena masih ada  risalah & evaluasi kaji ulang, dst...
Semoga bermanfaat & menambah wawasan terutama bagi para Calon LI dan Pemerhati ISO /IEC 17020:2012.

Salam. Copyright Imaduddin